01
Unklare Software-Anforderungen
Was muss die neue Software wirklich können? Ohne klare Anforderungen wird nach Bauchgefühl statt nach tatsächlichem Bedarf entschieden.
Wir finden die passende Software und den richtigen Partner für Sie.
Rootsy ist die Software-Evaluation von BlueRoots für Schweizer KMU: von den Anforderungen bis zur Entscheidungsgrundlage.
Dauer
3 bis 8 Wochen
Ausstieg
Ausstieg nach jeder Phase möglich
Preis
Festpreis, vorab fixiert
Warum Softwareprojekte in KMUs oft scheitern.
02
Zu wenig Zeit für die Evaluation
Eine strukturierte Software-Evaluation braucht Zeit. Im KMU läuft sie meist neben dem Tagesgeschäft und wird unter Druck abgekürzt.
03
Fehlende unabhängige Beratung
Software- und Implementierungspartner beraten kompetent, haben aber zugleich ein wirtschaftliches Interesse am späteren Auftrag.
04
Zu frühe Softwarewahl
Demos und Features bestimmen die Richtung, bevor Prozesse, Prioritäten und Entscheidungskriterien sauber geklärt sind.
Die Folgen: Kostenrisiko mit potentiell erheblichen Folgen
+27 %
durchschnittliche Kostenüberschreitung
1 von 6
Projekten wurde zum extremen Ausreisser
+200 %
durchschnittliche Kostenüberschreitung bei diesen Ausreissern, die im Extremfall die Existenz eines Unternehmens gefährden können
Ihr Fachwissen, unsere Struktur.
Ihr Team kennt die Abläufe und Bedürfnisse im Betrieb. BlueRoots plant, koordiniert und führt die Evaluation strukturiert durch.
Volle Aufmerksamkeit
Die Evaluation ist für BlueRoots kein Nebenprojekt, sondern der Auftrag.
Fundiertes Handwerk
Methodik, Bewertungsraster und Marktkenntnis sind vorhanden und müssen nicht erst aufgebaut werden.
Unabhängig
BlueRoots verdient nichts daran, welche Lösung Sie wählen: keine Provisionen, keine Bindung an Anbieter oder Implementierungspartner.
Wo Rootsy in Ihrem Projekt steht
Rootsy übernimmt
Anbieter und Ihre Projektleitung
Evaluation
Vertragberatend zubuchbar
Konzeption und Umsetzung
Test und Go-Live
Betrieb
Schematische Darstellung. Die Dauer der einzelnen Phasen ist je Projekt unterschiedlich.
Rootsy übernimmt die Evaluation in vier Phasen
Kickoff und Interviews mit den Fachabteilungen. Anforderungen erheben oder bestehende validieren, priorisieren und festlegen, wie bewertet wird.
Ergebnis
Anforderungskatalog und freigegebenes Bewertungsmodell
EntscheidWeiterStopp
Sie geben Anforderungen und Bewertungsmodell frei. Erst dann beginnt die Marktsuche.
Longlist aus dem Markt erstellen, gegen harte Kriterien filtern, Anbieter strukturiert anfragen und auf eine Shortlist verdichten.
Ergebnis
Long- und Shortlist mit Begründung der Ausschlüsse
EntscheidWeiterStopp
Sie bestätigen die Shortlist. Erst dann folgen Demos und Offerten.
Die Lösungen der Shortlist im Detail prüfen: Demos nach festem Drehbuch mit Szenarien aus Ihrem Alltag, Offerten nach einheitlichem Raster, Referenzauskünfte.
Ergebnis
Gewichtete Bewertungsmatrix mit Kosten und Risiken
EntscheidWeiterStopp
Sie prüfen die Bewertung. Erst dann wird die Empfehlung ausgearbeitet.
Empfehlung formulieren, inklusive der Bedingungen, unter denen die zweitplatzierte Lösung die bessere wäre.
Ergebnis
Entscheidungsvorlage und Übergabedossier
Sie entscheiden, ob und mit welcher Lösung das Projekt startet.
Was Sie konkret erhalten
Das Übergabedossier.
Am Ende der Evaluation erhalten Sie Ihr eigenes Übergabedossier: alle Ergebnisse gebündelt und aufbereitet – als fundierte Basis für Ihre Entscheidung.
BlueRoots
Rootsy · Software-Evaluation
Übergabedossier
Anforderungskatalog
Long- und Shortlist
Entscheidungsvorlage
Das Paket
Übergabedossier
Alle Ergebnisse der Software- und Partnerauswahl gebündelt und nachvollziehbar dokumentiert.
Grundlage
Anforderungskatalog
Ihre Anforderungen an Software und Implementierungspartner, priorisiert und mit dem freigegebenen Bewertungsmodell.
Marktübersicht & Fit
Long- und Shortlist
Marktübersicht und Shortlist für Software und Implementierungspartner, mit Begründung jedes Ausschlusses.
BlueRoots
Entscheidungsvorlage
Rootsy · Software-Evaluation
Entscheidung
Entscheidungsvorlage
Präsentation für das Entscheidgremium: gewichtete Bewertung von Software und Implementierungspartnern, Gesamtkosten, Risiken und Empfehlung.
Software, Partner oder beides.
Ob Sie eine neue Software, einen Implementierungspartner oder beides suchen: Mit Rootsy und Rootsy Focus stehen zwei Produkte zur Wahl, abgestimmt auf den Umfang Ihres Vorhabens.
Rootsy
Für grössere Vorhaben: ERP- oder CRM-Einführungen oder -Ablösungen. Der Umfang reicht über mehrere Abteilungen hinweg.
Dauer 4 bis 8 Wochen
Softwareauswahl
- 1 bis 2 Initialworkshops à 4 Stunden
- 1 Interview pro betroffener Abteilung
- Fertiggestellter Anforderungskatalog
- Longlist aus der vollen Marktbreite
- Shortlist mit drei Lösungen
- 1 Demo (60 Minuten) pro Shortlist-Kandidat
- Referenzauskünfte aller Shortlist-Kandidaten
- Bewertungsmodell inkl. Bewertungsmatrix
- Entscheidungsvorlage (PowerPoint)
- Übergabedossier (Anforderungskatalog, Long- und Shortlist, Bewertungsmatrix u. a.)
- Ausstieg nach jeder Phase möglich
+ Partnerauswahl
Optional zubuchbar- Longlist der Implementierungspartner für die gewählte Software
- Offertanfrage und Vergleich von Aufwand und Tagessätzen
- 1 Workshop pro Shortlist-Kandidat
- Prüfung von Vorgehensmodell und Kapazität
- 1 Referenzauskunft pro Shortlist-Kandidat
- Vollständiger Kostenvergleich über fünf Jahre (Lizenzen und Einführung)
- Präsentation im Entscheidgremium
Rootsy Focus
Für klar umrissene Vorhaben: ein bis zwei Abteilungen, Anforderungen weitgehend vorhanden.
Dauer 3 bis 5 Wochen
Softwareauswahl
- Zwei bis drei Interviews (à 60 Minuten) zur Erhebung der Anforderungen
- Fokussierte Longlist
- Shortlist mit zwei bis drei Lösungen
- 1 Demo (60 Minuten) pro Shortlist-Kandidat
- Referenzauskünfte aller Shortlist-Kandidaten
- Bewertungsmodell inkl. Bewertungsmatrix
- Entscheidungsvorlage (PowerPoint)
- Übergabedossier (Anforderungskatalog, Long- und Shortlist, Bewertungsmatrix u. a.)
- Ausstieg nach jeder Phase möglich
+ Partnerauswahl
Optional zubuchbar- Zwei bis drei Implementierungspartner im Vergleich
- Offertvergleich von Aufwand und Tagessätzen
- 1 Referenzauskunft pro Shortlist-Kandidat
- Vollständiger Kostenvergleich über drei Jahre (Lizenzen und Einführung)
- Entscheid im Übergabegespräch
Software steht schon fest? Die Partnerauswahl ist auch einzeln buchbar, ab CHF 7'000 (Rootsy) bzw. ab CHF 3'000 (Rootsy Focus).
Gespräch vereinbarenCase Studies
Rootsy in der Praxis.
Drei Softwarevorhaben: von der Ausgangslage bis zur fundierten Entscheidungsgrundlage.
Case Study 01Rootsy
CRM-Einführung für ein Immobilienunternehmen
Immobilienunternehmen · 15 Mitarbeitende
Ausgangslage
Das Unternehmen mit 15 Mitarbeitenden verwaltete Kontakte zu Eigentümern, Interessenten, Mietern und Geschäftspartnern über verschiedene bestehende Werkzeuge und Excel. Ein zentrales CRM war nicht vorhanden. Ziel war die erstmalige Einführung einer gemeinsamen CRM-Lösung.
Auftrag
BlueRoots übernahm die vollständige Evaluation: Anforderungen strukturiert erheben, geeignete CRM-Lösungen im Markt identifizieren, Lösungen vergleichen und einen passenden Implementierungspartner evaluieren.
Scope
Der komplette Rootsy-Prozess inklusive Partnerauswahl: Workshops und Interviews, Anforderungskatalog, Longlist, Shortlist mit drei Lösungen, strukturierte Demos, Bewertung, Referenzauskünfte sowie Vergleich der Implementierungspartner und Angebote.
Dauer
7 Wochen
Implementierungsvolumen
ca. CHF 40'000
Ergebnis
Eine nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage mit bevorzugter Software, Implementierungspartner, Projektvorgehen sowie transparenten Lizenz- und Einführungskosten.
Case Study 02Rootsy
ERP-Ablösung auf ein modernes Cloud-ERP
Handels- & Dienstleistungsunternehmen · 45 Mitarbeitende
Ausgangslage
Das Unternehmen mit rund 45 Mitarbeitenden arbeitete mit einem über Jahre stark angepassten ERP. Medienbrüche, manuelle Arbeitsschritte und individuelle Sonderlösungen erschwerten den Betrieb. Die Ablösung sollte gleichzeitig genutzt werden, um Prozesse stärker am Softwarestandard auszurichten.
Auftrag
BlueRoots übernahm die Evaluation eines modernen Cloud-ERP sowie eines geeigneten Implementierungspartners. Neben dem funktionalen Fit standen Standardnähe, Einführungskonzept und Gesamtkosten im Fokus.
Scope
Finanzen, Einkauf, Verkauf, Lager und Auftragsabwicklung. Anforderungen wurden erhoben und priorisiert, bestehende Sonderprozesse hinterfragt, Long- und Shortlist erstellt und strukturierte Anbieter-Demos durchgeführt. Anschliessend wurden Implementierungspartner, Projektansätze, Aufwände und Kosten verglichen.
Dauer
8 Wochen
Implementierungsvolumen
ca. CHF 180'000
Ergebnis
Drei geeignete Cloud-ERP-Lösungen wurden anhand derselben Anforderungen und Use Cases bewertet. Für die bevorzugten Optionen wurden Implementierungspartner und Angebote verglichen sowie die Gesamtkosten über fünf Jahre gegenübergestellt.
Case Study 03Rootsy Focus
Einführung einer Software für Zeiterfassung & Einsatzplanung
Technisches Dienstleistungsunternehmen · 28 Mitarbeitende
Ausgangslage
Das Unternehmen organisierte Arbeitszeiten, Absenzen und Teile der Einsatzplanung über Excel und unterschiedliche bestehende Werkzeuge. Die Anforderungen waren grundsätzlich bekannt. Unklar war jedoch, welche der verfügbaren SaaS-Lösungen am besten zum Unternehmen passt.
Auftrag
BlueRoots übernahm die strukturierte Software-Evaluation. Ziel war es, den Markt auf geeignete Lösungen einzugrenzen und eine fundierte Entscheidungsgrundlage für die Softwarewahl zu schaffen.
Scope
In zwei Interviews wurden die bestehenden Anforderungen konsolidiert und priorisiert. Anschliessend erstellte BlueRoots eine fokussierte Longlist, reduzierte diese auf drei geeignete Lösungen und koordinierte strukturierte Anbieter-Demos anhand derselben Anforderungen und Use Cases. Die Ergebnisse wurden vergleichbar bewertet und durch eine Referenzauskunft ergänzt.
Dauer
4 Wochen
Ergebnis
Drei geeignete SaaS-Lösungen wurden anhand derselben Kriterien bewertet. Die Geschäftsleitung erhielt eine nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage mit bevorzugter Lösung, funktionalem Vergleich und transparenten Softwarekosten.
Wie ein Gespräch beginnt.
Vorab ein kurzer Fragebogen: zehn Minuten, fünfzehn Fragen. Danach steht fest, welches Produkt zu Ihrem Vorhaben passt, und Sie erhalten eine Offerte mit Festpreis und Zeitplan.
Passen die BlueRoots Produkte nicht, sprechen wir das offen an und beraten für sinnvolle Alternativen.
Maria Tschachtli
Hinter BlueRoots
Maria Tschachtli, Gründerin von BlueRoots
Wirtschaftsinformatikerin mit CAS in Business Transformation und Tech Innovation (FHNW), Dozentin für Prozessmanagement an der hftm. Als Projektleiterin verantwortlich für ERP- und CRM-Implementationen, Infrastrukturprojekte und Digitalisierungsvorhaben mit Volumen bis drei Millionen Franken. Branchen: Krankenversicherung, Gesundheit und Pharma sowie IT-Consulting.
Maria ist überzeugt: Erfolgreiche Softwareprojekte brauchen ein solides Fundament. Mit BlueRoots möchte sie Schweizer KMUs helfen, dieses Fundament zu legen, damit ihre Investitionen langfristig tragen.
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